5.2.4 表单修改时以《档修订\作废申请单》提出,新制定表单版本为 A版，尔
后若修订则依次为 B版、C版…。库存之旧版表单则若需再用则由制定部门
订定其使用期限并于《档修订\作废申请单》上注明。
5.2.5 档之废止作业:
由文管中心提出《文件修订、作废申请单》经管理者代表审核后统一报
废。但废止档之编号应予管制,不得再重複使用。如档需保留则由文管中
心留存盖有“作废”之档。
5.2.6 外部文件之管制：
各单位收到外来档,(如法律法规等)须于公司内遵行实施者,须先交由文管中
心统一登录于《文件资料积累登记表》并加盖“外来文件”章发行至相关
使用部门。
5.2.7 文件分发、收回作业：
5.2.7.1 文件完成发行前,由文管中心统一拷贝,并于每页上加盖“文件管制
章”并请收文单位签收于《文件总览表》上。
5.2.7.2 所有档在新版发行时,旧版文件由文管中心加盖“作废”章或直接
销毁。须注意应确保各部门及操作现场所使用之档为最新有效版次。
5.2.7.3 凡档上的档管制专用“档发行章”不得以影印方式出现。
5.3 档之档案管理：
5.3.1 各部门应妥善保管本部门之档,正式档上不得涂有任何标记,如有加发、
遗失或破损,则应书面申请,经文管中心核准后即可发行；
5.3.2 若客户有需求而索要档时，相关责任单位提出书面申请，经管理者代表
同意后，向文管中心申请，文管中心进行发行。
5.3.3 若因需要而需保留旧版档时,应由文管中心于旧版文件上加盖“作废”
章后仅作参考,不得为作业之依据,作废原稿由文管中心保留其版本。
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